Ein international agierender Hersteller von Spezialmaschinen sah sich der komplexen Herausforderung gegenüber, die Nachweise für die Umsatzsteuerbefreiung bei Ausfuhren in Drittländer zu erbringen. Regelmäßig exportierte das Unternehmen Maschinen in Länder außerhalb der EU und musste für jede Lieferung lückenlose Dokumentationen erstellen, um die gesetzlichen Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung zu erfüllen.
Die bisher manuell durchgeführten Prozesse waren sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig. Das Unternehmen musste eine Vielzahl von Dokumenten wie Frachtpapiere und Zollbescheinigungen sammeln und archivieren. Bei Prüfungen durch die Finanzbehörden war es unerlässlich, diese Unterlagen jederzeit vorlegen zu können. Angesichts der steigenden Exportzahlen war die manuelle Nachverfolgung und Verwaltung dieser Dokumente eine enorme Herausforderung.
Um diesen Schwierigkeiten zu begegnen, implementierte das Unternehmen die Plattform Tracking.Delivery. Diese bot nicht nur die Möglichkeit, den Versandstatus in Echtzeit zu überwachen, sondern stellte sich auch als effektives Werkzeug zur Erfüllung der umsatzsteuerlichen Nachweispflichten heraus. Die Integration von Tracking.Delivery in die bestehenden ERP-Systeme ermöglichte es, automatisch die erforderlichen Versand- und Ausfuhrdokumente zu generieren und zu archivieren.
Mit Tracking.Delivery konnte das Unternehmen alle relevanten Transportnachweise wie elektronische Frachtbriefe und Zolldokumente automatisch erfassen und zentral speichern. Diese Dokumente wurden direkt mit den entsprechenden Sendungen verknüpft, was einen schnellen Zugriff auf eine vollständige Dokumentation der Ausfuhrvorgänge gewährleistete. Im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden konnten die notwendigen Nachweise somit rasch und unkompliziert vorgelegt werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduzierte.
Die Automatisierung der Nachweiserstellung und -verwaltung mit Tracking.Delivery führte zu einer signifikanten Effizienzsteigerung in den internen Prozessen des Unternehmens. Gleichzeitig wurde das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten minimiert, was die Belastung des Finanz- und Logistikteams reduzierte. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, sich stärker auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und das Risiko von Steuernachforderungen oder Sanktionen aufgrund fehlender Nachweise deutlich zu senken.
Bei der nächsten Steuerprüfung zeigte sich der Vorteil von Tracking.Delivery besonders deutlich. Die Prüfer waren von der strukturierten und lückenlosen Dokumentation beeindruckt. Alle angeforderten Nachweise konnten sofort und vollständig bereitgestellt werden, was zu einer reibungslosen und schnellen Prüfung führte. Dies stärkte das Vertrauen der Finanzbehörden in das Unternehmen und trug dazu bei, zukünftige Prüfungen effizient zu gestalten
Die Implementierung von Tracking.Delivery ermöglichte es dem Maschinenbauhersteller, nicht nur den Versandprozess zu optimieren, sondern auch die komplexen Nachweispflichten für die Umsatzsteuer effizient zu erfüllen. Durch die Automatisierung und zentrale Verwaltung der Belegnachweise verbesserte das Unternehmen seine internen Abläufe erheblich, minimierte das Risiko steuerlicher Probleme und reduzierte den Verwaltungsaufwand. Tracking.Delivery hat sich als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das das Unternehmen unterstützt, seine internationale Geschäftstätigkeit erfolgreich und gesetzeskonform zu führen.