Die GHI Maschinenbau GmbH, ein international tätiger Hersteller von Spezialmaschinen, stand vor einer komplexen Herausforderung: Der Nachweis der Umsatzsteuerbefreiung bei Ausfuhren in Drittländer. Da das Unternehmen regelmäßig Maschinen in verschiedene Länder außerhalb der EU exportierte, war es gesetzlich verpflichtet, für jede Lieferung Belegnachweise zu erbringen, um die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können. Diese Nachweispflichten, wie sie von der deutschen Finanzverwaltung gefordert werden, erforderten eine präzise und lückenlose Dokumentation aller Ausfuhrvorgänge.
Die bisherigen manuellen Prozesse, die die GHI Maschinenbau GmbH zur Erfüllung der Nachweispflichten nutzte, waren zeitaufwändig und fehleranfällig. Das Unternehmen musste eine Vielzahl von Dokumenten wie Frachtpapiere, Zollbescheinigungen und andere Transportnachweise sammeln und archivieren. Diese Unterlagen mussten bei Prüfungen durch die Finanzbehörden jederzeit vorgelegt werden können, um die Umsatzsteuerbefreiung zu rechtfertigen. Die manuelle Nachverfolgung und Verwaltung dieser Dokumente stellte das Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen, insbesondere bei der zunehmenden Anzahl an Exporten.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die GHI Maschinenbau GmbH für die Implementierung von Tracking.Delivery. Die Plattform bot nicht nur die Möglichkeit, den Versandstatus in Echtzeit zu überwachen, sondern erwies sich auch als effektives Werkzeug zur Erfüllung der umsatzsteuerlichen Nachweispflichten. Durch die Integration von Tracking.Delivery in die bestehenden ERP-Systeme des Unternehmens konnte die GHI Maschinenbau GmbH automatisch die erforderlichen Versand- und Ausfuhrdokumente generieren und archivieren.
Tracking.Delivery ermöglichte es der GHI Maschinenbau GmbH, alle relevanten Transportnachweise, wie etwa elektronische Frachtbriefe und Zolldokumente, automatisch zu erfassen und zentral zu speichern. Diese Dokumente wurden direkt mit den entsprechenden Sendungen verknüpft, sodass das Unternehmen jederzeit auf eine vollständige und lückenlose Dokumentation der Ausfuhrvorgänge zugreifen konnte. Bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden konnte das Unternehmen somit schnell und unkompliziert alle notwendigen Nachweise vorlegen, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduzierte.
Durch die Automatisierung der Nachweiserstellung und -verwaltung mit Tracking.Delivery konnte die GHI Maschinenbau GmbH nicht nur die Effizienz ihrer internen Prozesse steigern, sondern auch das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten minimieren. Dies führte zu einer deutlich geringeren Belastung des Finanz- und Logistikteams und ermöglichte es dem Unternehmen, sich stärker auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Gleichzeitig wurde das Risiko von Steuernachforderungen oder Sanktionen aufgrund fehlender oder unvollständiger Nachweise erheblich reduziert.
Ein weiterer Vorteil von Tracking.Delivery zeigte sich bei der nächsten Steuerprüfung. Die Prüfer waren beeindruckt von der strukturierten und lückenlosen Dokumentation, die das System ermöglichte. Alle angeforderten Nachweise konnten sofort und vollständig vorgelegt werden, was zu einer reibungslosen und schnellen Prüfung führte. Dies stärkte das Vertrauen der Finanzbehörden in die GHI Maschinenbau GmbH und trug dazu bei, zukünftige Prüfungen ebenfalls effizient zu gestalten.
Die Einführung von Tracking.Delivery hat der GHI Maschinenbau GmbH nicht nur geholfen, den Versandprozess zu optimieren, sondern auch die komplexen Nachweispflichten für die Umsatzsteuer effizient zu erfüllen. Durch die Automatisierung und zentrale Verwaltung der Belegnachweise konnte das Unternehmen seine internen Prozesse erheblich verbessern, das Risiko von Steuerproblemen minimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Tracking.Delivery hat sich als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das die GHI Maschinenbau GmbH dabei unterstützt, ihre internationale Geschäftstätigkeit erfolgreich und Gesetzeskonform zu führen.